Retsgrundlag og overholdelse af reglerne (udlændingebekendtgørelsen)
Derfor er gæsteregistrering lovpligtig i Danmark
I Danmark er det ikke valgfrit at registrere sine udenlandske gæster. Den, der driver hotel, pensionat, vandrerhjem, campingplads eller lignende, skal efter udlændingebekendtgørelsen føre et register over alle ankomne udenlandske gæster.
EuroCheckin hjælper dig med at opfylde forpligtelsen enkelt, sikkert og automatisk - registret føres for dig og er klar, når politiet beder om det.
Udlændingebekendtgørelsen
Retsgrundlaget for gæsteregistrering i Danmark.
Registreringen af udenlandske gæster er reguleret i udlændingebekendtgørelsen (BEK nr. 1354 af 17. november 2025, der trådte i kraft 1. december 2025 og viderefører reglerne i den tidligere bekendtgørelses § 36).
Reglerne kræver, at man:
registrerer gæsternes identitetsoplysninger
stiller registret til rådighed for politiet efter anmodning
opbevarer de registrerede oplysninger sikkert
gemmer oplysningerne i mindst 1 og højst 2 år
Registret kan føres som protokol, kartotek eller elektronisk - der stilles ikke krav til formen, kun til indholdet. For danske gæster gælder særskilte regler (§ 31 i bekendtgørelse nr. 2693 af 28. december 2021).
Hvem er omfattet af reglerne?
Pligten gælder for den, der driver hotel, pensionat, vandrerhjem, campingplads eller lignende overnatningssted, herunder:
Ferielejligheder- Feriehuse og udlejningsboliger
- Hoteller
- Pensionater og bed & breakfast
- Ejendomsadministratorer og bureauer
Udlejer du overnatning mod betaling som en del af din virksomhed, bør du gå ud fra, at reglerne gælder - uanset:
- hvor mange boliger du administrerer
- hvilken bookingplatform du bruger (Airbnb, Booking.com osv.)
- om check-in sker personligt eller på afstand
Hvilke oplysninger skal registreres?
Udlændingebekendtgørelsen kræver, at overnatningsstedet registrerer bestemte oplysninger om hver udenlandsk gæst:
Rejsedokumentets type og nummer (pas eller andet rejsedokument - ikke for nordiske statsborgere)
Personoplysninger (fulde navn, nationalitet, fødselsdato, fast adresse)
Oplysninger om opholdet (ankomstdato)
Oplysningerne sendes ikke til nogen myndighed. Registret skal føres løbende og kunne fremvises, når politiet beder om det.
Et gæsteregister, der føres automatisk
Registret skal omfatte alle ankomne udenlandske gæster med de krævede oplysninger. Sådan håndterer EuroCheckin det:
Gæstens oplysninger indsamles via en sikker online check-in-formular
Registreringen oprettes automatisk i dit digitale gæsteregister
Registreringen sker på gæstens ankomstdag
Alle registreringer overvåges i realtid
Du får kun besked, hvis der opdages et problem
Ingen manuel indtastning. Ingen dobbeltregistrering. Ingen unødvendige fejl.
Krav til opbevaring af oplysningerne
Efter udlændingebekendtgørelsen skal oplysningerne om udenlandske gæster opbevares i mindst 1 år og højst 2 år efter registreringen.
Reglerne kræver, at:
- oplysningerne opbevares sikkert
- registret kan fremvises, hvis politiet beder om det
EuroCheckin sikrer automatisk:
- opbevaring af oplysningerne i den lovpligtige periode
- automatisk håndhævelse af opbevaringsreglerne
- sikker sletning af oplysningerne, når opbevaringsperioden er udløbet
Politiets adgang og kontrol
Politiet har adgang til registret og kan til enhver tid bede om at se oplysningerne om dine udenlandske gæster.
Med EuroCheckin:
- opbevares de oplysninger, loven kræver, sikkert og korrekt
- er registreringerne tilgængelige med det samme
- gemmes oplysningerne i den lovpligtige periode
- kan registret nemt fremvises ved en kontrol
Det mindsker risikoen for bøder og presset ved en kontrol.
Sådan sikrer EuroCheckin overholdelse af GDPR
EuroCheckin er bygget i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og anvender dens principper og avancerede tekniske foranstaltninger.
Anvendte GDPR-principper:
- Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed
- Formålsbegrænsning (oplysningerne bruges udelukkende til den lovpligtige gæsteregistrering)
- Dataminimering (kun de oplysninger, loven kræver, indsamles)
- Rigtighed af de opbevarede oplysninger
- Opbevaringsbegrænsning
- Integritet og fortrolighed
Tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
- Krypteret dataoverførsel (SSL/TLS)
- Sikker infrastruktur placeret i EU
- Rollebaseret adgangskontrol
- Datahåndtering klar til revision
- Automatiske regler for opbevaring og sletning
- Løbende sikkerhedsovervågning
Konsekvenser ved manglende overholdelse
Manglende overholdelse af registreringspligten i Danmark kan føre til:
- Bøde efter udlændingeloven
- Henvendelser fra politiet
- Øget kontrol
- Straffesag
- Juridiske og omdømmemæssige risici
Den konkrete sanktion afhænger af:
- overtrædelsens grovhed
- gentagne overtrædelser
- fejl i de registrerede oplysninger
- manglende eller forsinket registrering
- manglende opbevaring i den lovpligtige periode
GDPR og beskyttelse af personoplysninger
Ud over reglerne om gæsteregistrering skal behandlingen af gæsters oplysninger overholde:
- Forordning (EU) 2016/679 (GDPR)
- Databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018)
Roller efter GDPR:
- Overnatningsstedet er dataansvarlig
- EuroCheckin er databehandler
Sådan hjælper EuroCheckin dig med at overholde reglerne
EuroCheckin er udviklet til at:
automatisere den lovpligtige gæsteregistrering
sikre, at registret altid er fuldstændigt og opdateret
undgå mangelfulde oplysninger eller fejl i registret
opbevare oplysningerne sikkert i den lovpligtige periode
Overholdelsen afhænger ikke af receptionspersonale eller regneark.
Den håndteres automatisk af systemet.
Overholdelse af reglerne - gjort enkelt
Reglerne er klare, og det behøver ikke være kompliceret at overholde dem.
EuroCheckin gør dine lovmæssige forpligtelser til en automatisk, sikker og fejlfri proces.